Zeitplan: Empfang ab 2025, Ausstellung ab 2027 und 2028
Seit 1. Januar 2025 müssen Empfänger inländischer B2B-Rechnungen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen können.
Die Ausstellungspflicht kommt in zwei Stufen: Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Gesamtumsatz im Jahr 2026 (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG) müssen für inländische B2B-Umsätze ab 1. Januar 2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen Unternehmen ab 1. Januar 2028.
In der Übergangszeit bleiben Papier- oder einfache PDF-Rechnungen unter den geltenden Voraussetzungen möglich; Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen aber empfangen können.
Was eine konforme E-Rechnung ausmacht
Eine konforme E-Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar sein und der europäischen Norm EN 16931 folgen. In Deutschland gilt die CIUS XRechnung; auch das hybride ZUGFeRD-Format ab 2.1.1 (PDF mit eingebettetem XML) ist zulässig.
Scans, Bild-PDFs und einfache PDFs sind keine strukturierten E-Rechnungen und in der Regel nur übergangsweise, etwa mit Zustimmung des Empfängers, nutzbar.
Was die Rechnungen von SendLabel enthalten
Jede Rechnung entsteht als ZUGFeRD-2.5.2-PDF/A-3 mit eingebetteter xrechnung.xml; das XML folgt EN 16931 und der deutschen CIUS XRechnung 3.0.2.
PDF und XML stimmen centgenau überein und enthalten BuyerReference / Leitweg-ID (BT-10), Ansprechpartner des Verkäufers (BR-DE-2), Geschäftsprozess (BT-23), Steuergruppen und Fälligkeit.
Im Rechnungscenter stehen die PDF/A-3-Datei und die separate xrechnung.xml bereit; auch Gutschriften werden im XRechnung-Format erzeugt.
Einrichtung und Archivierung für Geschäftskunden
Hinterlegen Sie im Profil unter Firmendaten Firmenname, Rechnungsadresse, USt-IdNr. sowie Leitweg-ID oder BuyerReference: Behörden nutzen meist eine Leitweg-ID, Unternehmen können eine Bestellnummer verwenden.
Importieren Sie das XML in DATEV, Lexware, SAP oder ein vergleichbares System; wenn der Empfänger nur strukturierte Daten benötigt, leiten Sie die xrechnung.xml direkt weiter.
Archivieren Sie XML und PDF GoBD-konform: unveränderbar, maschinell auswertbar und innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.