Wofür die beiden Dateien gedacht sind
Die PDF/A-3-Hybridrechnung dient der Sichtprüfung, dem Druck und der Archivierung; die xrechnung.xml ist die Datei, die Buchhaltungssysteme einlesen und buchen. Beide enthalten centgenau dieselben Beträge.
Die XML-Datei trägt die Rechnungsnummer als Dateinamen, zum Beispiel INV-2026-11-00018.xrechnung.xml; auch Gutschriften sind strukturierte XML-Dateien mit dem Dokumenttyp 381.
Benötigt die Kanzlei oder Buchhaltung nur strukturierte Daten, leiten Sie die XML weiter; das PDF hängen Sie nur an, wenn ein druckbares Exemplar gebraucht wird.
Import in DATEV
DATEV Unternehmen online: PDF/A-3 oder XML unter „Belege erfassen“ hochladen, DATEV liest die strukturierten Felder; kanzleiseitig kann der DATEV Rechnungsdatenservice die XML-Daten empfangen.
Vor dem Import müssen Debitor und Sachkonten angelegt sein, sonst erscheint „Konto nicht gefunden“ und der Beleg muss nach Anlage erneut importiert werden.
DATEV bucht die XML; importieren Sie nicht PDF und XML derselben Rechnung doppelt, sonst entstehen Dubletten.
Import in Lexware
Lexware Office / Buchhaltung: unter „Belege“ den E-Rechnungs-Import wählen, der xrechnung.xml und ZUGFeRD-Hybrid-PDFs akzeptiert; danach Steuerschlüssel (19 % / 7 %), Lieferanten-/Kundenkonto und Zahlungsstatus prüfen.
Lexware Warenwirtschaft: über den E-Rechnungs-Import die XML einlesen und anschließend Positionen und Steuersätze abgleichen.
Meldet das Zielsystem ein fehlendes Feld, ist meist ein dortiges Pflichtfeld (etwa die Lieferantennummer) nicht gepflegt – kein Fehler der Rechnung.
Die vier häufigsten Importfehler
Fehlende BuyerReference / Leitweg-ID: Behörden benötigen eine Leitweg-ID; bitte im Firmenprofil ergänzen und die Rechnung neu ausstellen.
Steuersatz passt nicht zum Konto: 19 % und 7 % korrekt zuordnen und die Steuer nicht zusätzlich auf den Nettobetrag buchen.
Doppelter Import: PDF und XML nur einmal einlesen – aus der XML buchen, das PDF archivieren.
Nicht GoBD-konforme Archivierung: Die originale XML muss unveränderbar und maschinell auswertbar innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.